Правила хранения кадровых документов немного выделяются из общих правил, связанных с хранением документации в компании. Если речь идет о кадровой документации, то она еще имеет и большое социальное значение (особенно те документы, которые содержащие персональную информацию о работниках). Они служат для подтверждения прав работника на выплату ему пособий и пенсий, а также оформление инвалидности. Кроме того, они еще являются и фактическим подтверждением трудового стажа работников. Большинство кадровых документов имеет постоянный или продолжительный срок хранения. То есть, работник всегда может обратиться к архивам за выдачей ему необходимых кадровых справок.
Условия хранения кадровых документов в компании прежде всего нацелены на то, чтобы предотвращать любой несанкционированный доступ к документам, так как они содержат личные данные работников. Также правильное хранение нужно для эффективного поиска нужной информации.
Существует две разновидности хранения кадровых документов: текущее и последующее хранение. Хранение кадровых документов начинается с создания архивного дела, в котором они объединяются. До передачи документации в архив, хранение ее в отделе кадров называют называют текущим (оперативным). Обычно хранение кадровых дел проводится по месту их формирования. Данное хранение классифицируется на:
-
хранение документов в ходе их исполнения;
-
хранение документов уже после их исполнения.
В составе отдела кадров должны быть специальные помещения с полками, шкафами или сейфами, в которых и будет осуществляться хранение всей архивной документации. А вот в кабинете сотрудников отдела производится текущее хранение, а также хранятся книги учета различного рода. В отдельном сейфе начальника отдела кадров должны храниться трудовые книжки работников.
Технология хранения и учета кадровых документов предполагает обязательный учет под роспись тех работников, которые получили копии архивных дел или выписки из них.
Кратковременно хранящиеся в компании документы (до 10 лет) не попадают в архив компании — это малая часть от всех кадровых частью документов. Большая часть кадровой документации компании все же имеет долговременное и постоянное хранение. Архив включает в себя те документы, которые имеют срок хранения более 10 лет. Передача дел в архив производится по графику, утверждаемый руководством компании. Заверенные копии кадровых документов должны приниматься на хранение только в случае отсутствия оригиналов. Также нужно помнить о том, что в архиве документы должны размещаться в безопасных условиях — защищены от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и других факторов.
Принято считать, что порядок и сроки хранения кадровых документов регулируются «Перечнем типовых управленческих документов в деятельности организаций», который утвержден Росархивом. Порядок и сроки хранения бумажных трудовых книжек работников регулирует такой нормативный акт, как Постановление Правительства РФ №225 «О трудовых книжках».
На работодателя возлагается полная ответственность за организацию работы по хранению первичных учетных документов и архивных кадровых дел. Также есть отдельное уполномоченное лицо, назначенное работодателем для ведения и хранения трудовых книжек в компании.
